Arquivo Geral

Baseando-se na observação das diversas atividades desenvolvidas, e considerando o precário controle documental utilizado, bem como destino final dado à toda documentação circulante, diagnosticamos procedimentos para a implantação de rotinas uniformizadas, bem como, de um sistema gerenciador de documentos que, entre outras características, exprimam confiabilidade – elemento imprescindível na preservação do patrimônio histórico e documental desta instituição.

Após levantamento junto a diversos setores, evidenciamos em que estado se encontravam os documentos administrativos deste Distrito, podendo ser observado através das fotos abaixo, evidenciando a forma como os documentos foram encontrados e como foram trabalhados e condicionados.

Nosso objetivo é o resgate documental, a capacitação de pessoal, o conhecimento do conteúdo dos documentos para fins de catalogação, identificação e disponibilização ao público interessado, criando um fluxo de entrada e saída de documentos.

Não obstante diversas intervenções anteriores junto ao acervo documental, seja ele de cunho histórico ou administrativo, não havia em Fernando de Noronha um local apropriado para guarda do acervo administrativo. Após a conclusão da fase inicial, a Administração Distrital, disponibilizou uma ampla sala localizada na Vila do Trinta, para fins de instalação do Acervo Documental de cunho Administrativo Pois havia a necessidade de análise de conteúdo, para que pudéssemos definir qual a temporalidade de guarda de tais documentos, sendo necessário inclusive, a retirada de todos para catalogação e separação em pastas individuais (dossiê) contendo todas as informações do respectivo funcionário, uma vez que constantemente o Departamento de Recursos Humanos, está emitindo Certidão para contagem de efetivo tempo serviço público, para fins de aposentadoria

Compõe o acervo documental, diversos livros dos quais, os que datam de 1940, contendo entre outras informações, relação nominal de todos os que trabalharam para o Distrito na época Federal, havendo a necessidade de se criar dossiê individual com a menção dos livros e as respectivas páginas onde há o registro do respectivo ex-servidor, isso irá facilitar a vida de todos que fatalmente iram requerer essas informações para fins de aposentadoria, além de munir a Direção do Distrito, de informações corretas e confiáveis, a cerca da real situação funcional do Distrito Estadual de Fernando de Noronha em todas as etapas administrativas pelas quais passou.

Faz parte do acervo, documentos de vários setores da Administração, dentre eles o do Hospital São Lucas, Escola Arquipélago Fernando de Noronha e do Único Cartório de Registro de Noronha.

O Projeto em sua fase inicial tinha como meta, realizar treinamentos no pessoal envolvido com o manuseio de documentos passivos e ativos, objetivando separar por categoria, toda documentação funcional existente nos diversos Órgãos do D.E.F.N., bem como no Escritório de Apoio em Recife, catalogando e arquivando inclusive os que não se referem diretamente à pessoal, uma vez que o objetivo do Programa é o de aglutinar e arquivar toda documentação existente nos diversos setores da Administração Distrital, considerando o período prescricional para guarda dos mesmos, conforme Legislação específica, .treinando em segunda instância, os funcionários de diversos setores para o manuseio adequado da documentação, visando a inibição total ou parcial da perda de documentos, inclusive, os que possam resgatar a memória de todos os que laboraram no Serviço Público no Arquipélago de Fernando de Noronha.

Atualmente a Administração busca parcerias junto aos órgãos públicos e privados que dominam as técnicas de preservação documental, quais sejam digitalização, indexação e informatização, tendo como objetivo principal a disponibilização de todo acervo ao público interessado.